Αν επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα και η επεξεργασία τους δεν είναι περιστασιακή, έχετε υποχρέωση να τηρείτε αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, το οποίο:

• θα πρέπει να είναι και σε ηλεκτρονική μορφή,
• να έχει  το ελάχιστο περιεχόμενο που ορίζει ο Κανονισμός,
• να είναι σε συνεχή βάση ενημερωμένο και ακριβές,
• και να είναι διαθέσιμο στην εποπτική Αρχή μετά από σχετικό αίτημά της.

Το Data Mapping Box περιλαμβάνει ένα έξυπνο εργαλείο πληροφορικής το οποίο είναι σχεδιασμένο και προσαρμοσμένο για να καλύπτει τις ανάγκες όσων δεν έχουν και δεν χρειάζεται να έχουν μεγάλη εξοικείωση με το λεπτομερειακό περιεχόμενο και τις ειδικές έννοιες του Κανονισμού. Μέσα από μια εύχρηστη, κατανοητή και καθοδηγούμενη (με παραδείγματα και προτεινόμενες απαντήσεις) διαδικασία παροχής των απαραίτητων πληροφοριών επιτυγχάνεται με το πάτημα ενός κουμπιού η δημιουργία του αρχείου δραστηριοτήτων επεξεργασίας στην μορφή και με το περιεχόμενο που επιβάλλεται από τον Κανονισμό σε πλήρη συμμόρφωση με τη σχετική διάταξη.

Παράλληλα, είναι δυνατή η παρακολούθηση και επικαιροποίηση του αρχείου ανά πάσα στιγμή, ενώ η επιχείρηση αποκτά, ανάλογα με την περίπτωση, μια σχεδόν πλήρη εικόνα της καθημερινής λειτουργίας της, η οποία, πέρα από τη συμμόρφωση με τον Κανονισμό, μπορεί να αξιοποιηθεί για την πραγματοποίηση αλλαγών και την βελτιστοποίηση διαδικασιών με στόχο την αποτελεσματικότερη λειτουργία και την εξοικονόμηση πόρων.